许多家庭都经历过家庭委员会作为管理家庭的一种形式. 几乎总是, 人们对家庭议会的成立寄予厚望,期望它能成为一个充满活力和富有成效的管理机构. 一些公司成功地推出了产品,而另一些公司则努力获得足够的动力来启动.

无论你是刚刚成立家庭委员会还是已经成立多年, 考虑到其他人在家庭委员会运作过程中所吸取的经验教训,可获益匪浅. 以下是家庭委员会经常希望他们早点知道的15条指导原则.

1. 明确界限,特别是家庭和企业治理

家庭委员会是一个作为更广泛的企业家族的执行团队或代表机构的团体. 这个更广泛的家庭团体通常被称为家庭协会,由所有有资格对家庭事务投票的人组成. 家庭协会通常由家庭所有者和非所有者组成, 比如配偶和那些还没有得到股份的人. 家庭议会的工作是为更广泛的家庭协会准备建议,并实现家庭协会的愿望.

家庭议会也是一个独立于董事会的实体, 直接代表股东. 而家庭议会可能会被要求牵头研究如何构建董事会, 或者教育家人董事会是如何运作的, 理事会本身对理事会没有权力. 同样,家族议会也不侵犯股东的权利和责任. 最终控制所有权方向的是股东.

此外,家庭委员会无权告诉管理层该做什么. 而家庭委员会成员可以与管理人员讨论如何准备即将到来的家庭会议或在家庭协会做演讲, 指导管理行为不在家族议会的职责描述中. 这是董事会的职责.

家庭议会有时会对自己的权利和责任感到困惑. 例如, 他们可能会对公司领导层或家族在企业中的就业情况感到担忧. 家庭议会可能在不知情的情况下开始制定政策,期望政策能直接实施. 最好是家庭委员会在关键问题上达成家庭共识,并与董事会主席直接沟通.

2. 要清楚家庭议会是为它的选民工作的:它不是一家之主

家庭委员会不能在家人面前走得太远. 家庭议会的家庭成员可能会认为他们所做的事对家庭有益, 直到家人说:“在我们想要表达意见的事情上,你在做决定。.“家庭委员会不应该胆小到觉得他们需要把所有事情都告诉家人的地步. 有时,家庭需要其代表机构的大胆领导. 明智的家庭委员会主席将与家庭的情绪保持联系,知道什么时候该向前走,什么时候该停下脚步,在一个问题上把握家庭的脉搏.

“服务型领导”是家庭议会主席的领导模式,也是家庭议会领导其家庭选民的良好模式. 一个有用的比喻是,家庭委员会认为和对待家庭团体就像他们的兄弟姐妹一样. 当兄弟姐妹们有选择的时候,他们的反应会更好,并且他们的进步会被代表他们的兄弟姐妹告知. 当兄弟姐妹中有一个扮演了更高级或更有指导性的角色时,他们可能会产生抵触情绪.

由于时间和精力有限,家庭议会经不起太多的阻力. 在最重要的活动中,尊重和大量的沟通是必要的. 然而, 必须在允许更广泛的家庭发出声音之间取得平衡, 但还没有到家庭委员会允许他们被微观管理的程度.

3. 总是:职位描述先,然后是候选人

在决定家庭委员会的成员时, 谁将担任教育委员会的主席及领导, 之前有一个经常被跳过的步骤:确定资格. 首先界定家庭委员会主席职务描述的做法, 然后,确定一份可能合格的个人名单,有利于让合适的人担任这个角色.

当选择成员, 家庭委员会做得很好,在整个家庭中寻找有能力的成员(而不是每一个分支只找一位),而且要符合以下条件:

  • 沟通技巧:倾听、说服和告知
  • 双赢的妥协和团队外交技巧
  • 成熟
  • 理解和支持家庭使命和愿景
  • 整个家庭的可访问性
  • 得到全家的尊重和信任

除了成员的提名和选择, 家庭议会成员的资格,可作为成员获委任或选举后的责任标准及提醒
他们的角色. 高效家庭委员会使用年度, 匿名反馈,向每个成员提供关于他们如何达到标准的信息.

4. 不要让它成为“烘焙委员会”

一些家庭以艰难的方式发现,仅仅为了参与家庭而参与家庭往往会导致与那些感到无能为力的人进一步疏远. 家庭委员会只有在对真正的问题有真正的责任时才能发挥作用. 将一群没有多少权力和发言权的家庭成员组织在一起并不能创造出有效的体验. 其结果是一个几乎没有权力和发言权的集团.

家庭委员会当然可以容纳那些权力不如商业领袖的人. 然而, 一个好的家庭议会不仅以成员为基础,而且具有影响力和价值, 更重要的是有效的领导以及从结果中获得的尊重. 

5. 明智地选择一把椅子

一把有效的椅子是精力充沛的, 在影响安理会时采取全家福的观点, 并且能够带着远见卓识去领导,并克服可能存在的障碍. 一项关键的技能是能够在不偏向任何一个特定分支的情况下,为整个家庭的最佳利益行事. 当然,主席需要有组织,知道如何领导其他志愿者.

如果主席被选为领导技能以外的其他原因, 这个家庭可能要努力实现它的目标. 有些家庭将会利用这个主席职位作为在家庭成员中发展领导技能的一种方法. 这可以工作, 而是为了让主席成功, 资源(如家庭顾问), 可能需要举办培训研讨会或行政支助),以帮助组织和执行家庭倡议. 类似的, 缺乏经验的主席将从培训中受益,以加强他或她的领导能力.

6. 创建一个宪章

家庭议会举行会议,但不清楚其目的或职责范围,可能会令成员和大家庭感到失望. 一个有效的家庭议会有一个章程来确定它的目的, 角色, 职责和高级目标. 在许多方面,宪章是家庭议会的操作手册. 家庭章程明确了家庭议会层面和更广泛家庭层面的决策. 它将包括确定家庭委员会成员的程序, 会员条款和条件, 结构概述(i.e. 会有委员会吗?)和沟通关系.

该宪章将反映每个家庭的独特情况. 例如, 一个大家庭可能会寻求任期限制,以迫使不同家庭成员轮流担任家庭议会的职位. 这使得家庭成员有更多的机会贡献他们的优势和发展新的家庭领导技能. 相反, 一个更小的家庭将避免任期限制——承认他们并没有源源不断的潜在理事会成员.

小家庭可能只有少数成员具有领导才能,并以服务家庭为目标. 为了轮换而轮换他们,最终会限制他们对家庭的贡献,从而损害整个家庭. 

7. 使用常设委员会、工作队和特设委员会

完成家庭的工作不是一件容易的事. 它需要长期的持续努力来实现家庭目标. 为了完成家庭的工作,经常会有站立
向家庭议会汇报的小组委员会. 为实现家庭目标,商定设立常设委员会,持续一段时间. 例如, 家庭议会可设有教育委员会,目的是增加家庭的知识基础, 或者成立慈善委员会,指导家庭慈善事业的成功实施.

偶尔需要组织子小组来实现时间限制较短的家庭目标, 比如组织一个有进取心的家庭的文物. 这是一个特别委员会,通常至少有一名家庭议会成员以及从家庭协会抽取的成员参加. 完成那项任务后,委员会将解散. 把它称为一个特别委员会, 入选委员会的成员明白,他们正在承担一项重大的承诺,需要持续的努力, 但它也有结束的时候.

当家庭委员会有一项单一的任务需要迅速处理而不是一个持续的问题时, 建议使用特别工作组. 专责小组可包括家庭议会成员,也可不包括. 一个常见的例子是制订一项家庭就业政策,以指导企业内围绕家庭就业的期望和过程. 工作组的工作是在指定日期前交付推荐的政策,然后解散.

在所有三种类型的子组中, 明确委员会或工作组的宗旨是至关重要的. 明确定义的角色和目标将有助于关注子组和一组可交付成果. 委员会和任务小组的额外好处是能够包括具有独特或专业才能的家庭成员, 但因时间紧迫或未能当选而无法担任家庭议会议员. 这是一种利用家庭集体智慧的更大比例的方法.

8. 采用共识决策,但不要让它阻碍你

第一个, 不要陷入寻求一致意见的陷阱,而实际上你只是在寻求一致意见. 家庭委员会的成员可以彼此友好,但并不总是意见一致. 事实上, 家庭议会是否在做它应该做的事, 分歧将会出现,希望能够公开解决. 共识的定义是每个人都能接受的解决方案. 太多的家庭议会会议因讨论同样的问题而陷入僵局,却没有解决办法.

有责任心的家庭委员会主席知道什么时候将一个问题进行简单的多数投票,然后继续前进, 什么时候说出来——有时没有解决办法. 意向性投票可以在讨论中提前进行,看看每个人会如何决定. 椅子提醒大家,对于小问题, a vote either way实际上是投票的意思:“这是我的偏好。, 但我会支持多数派.“家庭委员会看到他们的生产力提高,将有更多的时间来处理沉重的话题.

9. 当解决方案没有出现时,也许你需要一个过程

企业和家庭的问题经常会被提交到家庭委员会. Mary在公司的初级职位薪水比在公司工作了两年的George高. 对一些人来说,这看起来很可疑,因为玛丽是首席执行官的女儿,而乔治是一个非运营股东的儿子——玛丽是否得到了特殊待遇?

太快了,家庭委员会试图找到答案. 有不义吗?在争端中谁是对的? 家庭委员会不是家庭法庭——他们通常没有机会伸张正义.

他们所能做的是成为产生信息、交流和鼓励倾听的催化剂. 他们也可以将问题导向正确的论坛, 哪些通常远离家庭子群体的秘密渠道. 问自己:“怎样才能下定决心??而不是“是谁的错??可以是家庭委员会的巨大贡献.

10. 通过可交付成果创造目标并取得进展

设定与交付成果相关的具体目标,可以让其他人看到结果. 家庭议会本身需要看到它正在发挥作用,并在鼓舞士气方面取得具体的进展. 董事会和管理团队了解家庭委员会的潜在贡献, 然而,人们可能会担心它的有效性, 看到结果也能从中受益. 具体交付成果的例子包括:

  • 行为准则和冲突解决程序和政策
  • 家庭就业政策建议
  • 慈善哲学和合作赠款的指导方针
  • 家族基金或家族办公室需要的评估结果
  • 家庭协会成员旅费报销指南
  • 股东教育和发展计划
  • 面向家庭各年龄层的教育课程

当然, 大部分的价值是在这些可交付成果之前发生的工作和协作中. 更多的参与意味着家庭议会的工作得到更多的认同和认可.

11. 在没有可交付成果的情况下创造目标并取得进展

尽管信任, 更好的人际关系, 家庭团结, 与业务策略和总体承诺的一致性很难表达为可交付成果, 它们是家庭议会极为重要的贡献. 它们也很难衡量.

然而,用测量来证明结果并不总是必要的. 如果网络良好的家庭议会在实施了显著的沟通改善后,感觉到整个家庭的信任水平有所改善, 一个重要的目标正在取得进展. 我们需要在可交付内容和“难以衡量”的关键内容之间取得平衡.

12. 宣传家庭委员会正在做的事情

家庭委员会的成员往往会因为不了解委员会为家庭所做的工作而贬低自己,失去家庭的尊重. 家庭委员会在自我推销方面做得很好, 这不仅有助于他们的形象, 但也有助于家庭认识到,它正在朝着自己的目标前进. 群发电子邮件或简报式的备忘录是传达家庭委员会目标和成就的好方法.

另一种做广告的方法是从每个家庭部门中挑选一名发言人,他要善于向该部门传达家庭议会正在发生的事情. 有些家庭议会在结构上每个分会至少有一名成员,该成员将被确定为负责在其分会内担任联络联络的职责. 把信息传达出去有助于家庭获得成就感.

13. 举行足够的面对面会议

家庭议会成员地域分散时, 通过更频繁的会议,电话会议和视频会议可以增加团队交流, 管理差旅成本,充分利用优秀会员有限的时间. 定期安排的面对面会议一般每年举行两到四次,中间需要时还会举行电话会议. 然而, 家庭议会主席不应只依赖日程表, 因为家庭议会面临的议题的强度和重要性并不总是符合日程表.

有些人发现下面的指南很有价值. 在以下情况下使用面对面会议:

  • 一个关键的局外人需要在家庭委员会发言, 例如企业首席执行官或家庭委员会和董事会举行联席会议时.
  • 一个关键的问题需要解决, 比如家庭内部的冲突,或者做一个最后期限很短的重大决定.
  • 一个重要的项目需要启动,成员们必须相互协调, 或者一个重要的项目即将结束,有很多不同的选择需要跟进,需要做出决定.

在以下情况下使用电话会议或视频会议:

  • 组织和开展面对面会议的前期工作.
  • 项目需要后续跟进, 或者用来检查进度,让人们对一个在面对面会议中启动的项目的时间表负责.
  • 在没有需要关注的问题时,维持家庭议会的动力.

一般, 使用电话会议和视频会议,让面对面的会议富有成效和价值.

14. 识别周期是正常的

一个常见的模式是新的家庭理事会:在形成阶段有大量的精力和目标设定, 随着成员们学着一起工作,成长的烦恼, 完成积压已久的项目, 然后是失望. 在成就阶段有如此多的热情, 然后就没有什么重要的事情要做了. 这种停机时间有时会持续一到两年.

然而,, 如果家庭在低迷期查看他们的家庭委员会,宣布他们失败, 他们可能会给自己带来极大的伤害. 维持一个精力不充沛或目标适中的家庭委员会,使其正常运作, 因为它会再次有用, 到那时重建可能就太晚了.

15. 投资发展家庭议会成员

在家庭议会任职,需要许多技能,而这些技能对大多数成员来说,通常都不是天生就具备的. 在群体中达成共识, 谈判与家人, 在处理模棱两可的情况时能够解决问题, 以及简单地向更广泛的家庭协会做演讲,这些都是可以通过指导和培训来提高的技能. 家庭做得好不仅仅是鼓励, 但希望家庭议会的成员能够发展他们的技能. 事实上, 在家庭议会任职是一个理想的发展机会,可透过外部资源加以加强. 书籍对一些人来说是好的,但在研讨会和讲习班中发现的互动对大多数人来说是有帮助的. 我们亦会寻求个别辅导,以加强家庭议会成员的技能, 尤其是椅子.

有时,一个专用的外部资源(i.e. 为家族议会服务的凯时k66在线首页顾问),将帮助成员了解和向更广泛的家族阐明所有权的不同角色, 家庭, 管理层和董事会. 这种与资源一起工作并将这种知识传播到更广泛的家庭的能力,使家庭委员会的个别成员相信他们能够处理这些问题. 作为回报, 它使家庭相信家庭委员会成员擅长他们所做的事情.

结论

家庭委员会可以是家庭治理的有效工具, 决策和沟通,如果他们形成和保持良好. 他们需要有正确的领导和有能力并致力于这一过程的成员.  在活动暂时停止的困难时期,要坚持这一方针,就需要集中精力讨论家庭未来的需要以及对当前的需要作出反应.  家庭议会有机会发展家庭未来的才能,并促进家庭长期和谐.

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本文的部分内容发表于 凯时k66在线首页杂志, 2013年5月/ 6月 www.家庭businessmagazine.com. ​